ミーティングを早く終わらせる10のコツ

研究開発をしていても週に何度かのミーティングがあります。でもミーティングは極力短くしたいです。自分が本質的に関係ないミーティングであればなおさら。

Meeting nieuwe leden

今日は、この 3 年間で感じたミーティングを短くするコツをメモしておきます。


ミーティングを早く終わらせる10のコツ


早いミーティングは、誰かまたは自分が以下のようなことをやっている気がします。

1. アジェンダを事前に用意

アジェンダのないミーティングに出ない。時間節約のコツ。

2. 早めに打ち合わせ場所に着席

一番最後に着席すると、かなりアウェイ感を感じるので。

3. ミーティング中に出た課題や意見をメモして整理

ミーティングをしているときに出てきた課題や意見はメモする。ミーティング中に出た課題のうち解決可能なものは全てその場で解決。

4. その場で議論すべきこと以外への脱線を戻す

議論が脱線して帰ってこないことがあります。そういうときは別に自分が悪くないけど「ごめんなさい」と誤って戻したり、時計を気にして戻したりします。

5. 誰かから無責任な発言が出たら追求して回収 or 破棄

思いつきで無責任な意見を言ったり、平気で過去の発言と矛盾する発言をする人は居ませんか。そういう人の発言は徹底的に追求して、その場で回収するか破棄する。

6. 参加者中の思慮深い人々に意見を求める

黙っているけど思慮深い人、っていませんか。彼らはすごく良い意見を持っているものです。

7. 事前の課題が全部議論されたか全員に確認

あとで仕切りなおしのミーティングが開催されると最悪。ミーティング後にはすれ違いが無いように議事録を流す。

8. 各課題の責任者を明らかにする

責任者がいない課題は「今はどうでも良い課題」である。ですよね。

9. 次のミーティングまでの宿題と責任者を明確化

必要であれば適切な人に宿題を出して次回のミーティングを確実に開催すること。

10. 議論を尽くしたらダラダラせず終了

議論することが議論の目的になるミーティングがあると思いますが、無駄なので課題を消化したら解散しましょう。

おわりに


今日は僕が感じているミーティングを早く終わらせるコツを挙げました。議論を脱線、発散させないで、課題を消化することが最短ミーティングのコツだと思います。

上記以外の手段としては、興味が全く無いし責任も全く無いけど何故か出席を求められているミーティングの場合に限りますが「他のより重要な用事を重ねる」というのがあります。


投稿者:としのり  日時:23:59:59 | コメント | トラックバック |
blog comments powered by Disqus